Situatia de fapt:
Societatea isi desfasoara activitatea intr-o zona in care transportul public este inexistent sau nu permite salariatilor sa ajunga la programul de lucru. Unul dintre salariati nu detine permis de conducere si, in consecinta, se deplaseaza zilnic la locul de munca folosind autoturismul unui membru al familiei.
Angajatorul intentioneaza sa ii suporte cheltuielile de transport, insa doreste sa stabileasca modalitatea corecta de acordare a acestui beneficiu, astfel incat acesta sa beneficieze de tratamentul fiscal prevazut de Codul fiscal si sa fie justificat in eventualitatea unui control fiscal.
Intrebare:
Poate angajatorul sa deconteze cheltuielile de transport ale salariatului in aceasta situatie, chiar daca acesta nu detine permis de conducere si nu utilizeaza transportul public? Ce documente sunt recomandate pentru justificarea decontarii si ce conditii trebuie indeplinite pentru ca sumele acordate sa fie considerate venituri neimpozabile?
Raspuns:
In opinia mea, decontarea transportului salariatului este posibila si in situatia in care acesta nu detine permis de conducere si nu are acces la un mijloc de transport public care sa ii permita deplasarea la locul de munca. Din perspectiva tratamentului fiscal, aceste imprejurari nu influenteaza posibilitatea acordarii beneficiului.
Potrivit art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, contravaloarea transportului la si de la locul de munca suportata de angajator nu reprezinta venit impozabil si nu intra in baza de calcul a contributiilor sociale, cu conditia ca beneficiul sa fie acordat cu respectarea cerintelor prevazute de lege.
Astfel, legea nu impune ca salariatul sa utilizeze exclusiv transportul public si nici nu conditioneaza aplicarea facilitatii fiscale de detinerea unui permis de conducere. Ceea ce trebuie sa rezulte in mod clar este ca sumele acordate reprezinta contravaloarea transportului efectuat intre domiciliu si locul de munca si ca sunt indeplinite cumulativ conditiile prevazute de Codul fiscal.
In practica, daca salariatul se deplaseaza folosind autoturismul unui membru al familiei, un serviciu de ridesharing, taxi sau orice alta modalitate de transport, angajatorul poate suporta aceste cheltuieli, cu conditia ca acestea sa fie justificate si acordate in baza unei proceduri interne.
Recomand ca acest beneficiu sa fie reglementat expres in documentele interne ale societatii (contractul individual de munca, regulamentul intern, contractul colectiv de munca sau o politica interna privind decontarea transportului). Totodata, este important sa fie stabilite atat modalitatea de calcul a sumelor acordate, cat si documentele justificative care trebuie prezentate de salariat.
In functie de modalitatea concreta de deplasare, documentele justificative pot consta in deconturi lunare, bonuri fiscale, facturi, declaratii pe propria raspundere sau orice alte inscrisuri care permit angajatorului sa demonstreze realitatea cheltuielii si modul de determinare a sumei decontate.
De exemplu, daca societatea opteaza pentru decontarea combustibilului aferent autoturismului utilizat de un membru al familiei pentru transportul salariatului, recomand ca aceasta situatie sa fie reglementata expres prin procedura interna. Procedura ar trebui sa stabileasca atat conditiile in care se acorda beneficiul, cat si modul de calcul al sumei decontate si documentele care justifica efectuarea transportului.
Din punctul meu de vedere, accentul trebuie pus pe substanta economica a operatiunii, nu pe mijlocul de transport utilizat. In eventualitatea unui control fiscal, angajatorul trebuie sa poata demonstra ca:
- transportul a fost efectiv realizat intre domiciliu si locul de munca;
- cheltuiala este reala si justificata documentar;
- beneficiul este prevazut in documentele interne;
- regulile de acordare sunt aplicate nediscriminatoriu salariatilor aflati in situatii similare.
In concluzie, lipsa permisului de conducere sau inexistenta unei variante viabile de transport public nu reprezinta, in sine, un impediment pentru decontarea transportului. Atata timp cat beneficiul este acordat in conditiile prevazute de art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, este reglementat intern si sustinut prin documente justificative corespunzatoare, acesta poate beneficia de tratamentul fiscal favorabil prevazut de lege. Aceasta este, in opinia mea, abordarea care ofera atat flexibilitate angajatorului, cat si siguranta in cazul unui eventual control fiscal.
Reglementare:
Codul fiscal, art. 76 alin. 4 lit. a)
