Telemunca inteligenta – Ghid pentru eficientizarea costurilor si pentru un management activ al riscurilor
De Mihai Popa, Deputy Managing Partner, Coordonator al Departamentului de Dreptul Muncii si Beneficii ale Salariatilor si Dragos Lungu, Managing Associate
Fostul sistem clasic (a se citi „rigid”) in care prestarea de munca se realiza intr-un singur spatiu fizic de lucru pentru toti salariatii incepe deja sa dispara, din cauza scaderii beneficiului sau economic si a pierderii oportunitatii de a beneficia de o mare varietate de servicii oferite de societatea moderna (inclusiv din cauza actiunii cronofage de deplasare de la domiciliu la locul de munca si invers).
In timp ce punctele centrale ale acestui articol ar putea sa nu para atragatoare pentru organizatiile care inca opun rezistenta schimbarii, cu preocupari permanente legate de indicatorii de productivitate/performanta (fara indoiala usor gestionabile prin politici atente privind munca la distanta si reglementand indicatori de performanta adaptati atat pentru management, cat si pentru salariati, vizand asteptari reale si transparente din partea salariatilor si o monitorizare eficienta a performantei), o mare parte dintre organizatiile care utilizeaza efectiv telemunca nu par sa o foloseasca la potentialul sau maxim.
O utilizare inteligenta a telemuncii presupune abordarea unor aspecte esentiale privind modul in care tehnologia influenteaza relatia de munca in contextul actual al accesului facil la tehnologie, in special in privinta costurilor pentru angajatori si a modalitatilor de a atinge un management eficient/util al riscurilor.
Desi Romania se afla in coada statisticilor UE in ceea ce priveste utilizarea frecventa/ocazionala a muncii de acasa (conform ultimelor date Eurostat), pandemia COVID-19 a determinat o crestere exponentiala a interesului pentru telemunca/munca de acasa.
Cu toate acestea, companiile ar trebui sa evite sa se lanseze in astfel de programe de lucru flexibile inainte de a cunoaste cum sa abordeze subiecte juridice cheie, in vederea eficientizarii costurilor si a prevenirii riscurilor inerente.
„Munca de acasa” si „telemunca” sunt, conform legii, doua institutii juridice (de dreptul muncii) distincte
Doar pentru ca societatile utilizeaza politici interne complicate si incearca sa implementeze diferite instrumente pentru a facilita desfasurarea muncii la distanta nu inseamna neaparat ca una sau ambele institutii de munca sunt utilizate efectiv.
Pe scurt, posibilitatea de a munci de acasa este definita de Codul Muncii din Romania (i.e.,de Legea nr. 53/2003) ca facand referire la acei salariati care isi indeplinesc sarcinile legate de locul de munca la domiciliul lor. Pe de alta parte, Legea nr. 81/2018 care reglementeaza activitatea de telemunca („Legea privind telemunca”), intrata ulterior in vigoare, astfel cum a fost modificata de-a lungul timpului, prevede in mod expres ca telemunca este acea forma de organizare a muncii in baza careia salariatul, in mod constant si voluntar, isi indeplineste atributiile specifice postului, ocupatiei sau profesiei intr-un alt loc decat locul de munca organizat de angajator, utilizand tehnologia informatiei si comunicatiilor.
Astfel, este destul de evident sa concluzionam ca, in majoritatea cazurilor (daca nu in toate cazurile) in care lucratorul la domiciliu utilizeaza, de asemenea, tehnologia informatiei si comunicatiilor (cu alte cuvinte, un laptop conectat la internet) pentru desfasurarea activitatilor prevazute in contractul de munca si in fisa postului, este foarte probabil ca reglementarile privind telemunca sa fie aplicabile pentru desfasurarea preconizata a „muncii de acasa” efectuate de la domiciliu.
In consecinta, toate elementele necesare pentru desfasurarea activitatii de telemunca (de exemplu: inspectii la domiciliu, clauze si declaratii privind sanatatea si securitatea in munca) trebuie evaluate cu atentie si incluse in contractul individual de munca, chiar si in cazul muncii de acasa, deoarece lucratorii la domiciliu vor folosi aproape sigur tehnologia informatiei si comunicatiilor pentru a-si desfasura activitatile zilnice.
De asemenea, reglementarile din cadrul politicilor interne/instrumentelor IT ale companiei sunt de obicei incomplete in comparatie cu cele impuse de Legea privind telemunca, chiar si in situatia implementarii unui mecanism de consimtamant aparent bilateral al partilor.
Stabilirea programului de lucru impreuna cu salariatii
Telemunca deroga de la impunerea clasica a unui program de lucru fix de catre angajator (de exemplu,de la 9.00 la 18.00; cu o pauza de masa de o ora), dat fiind ca partile pot opta pentru un program de lucru diferit de cel reglementat in mod normal la nivelul companiei (si anume,prin Regulamentul intern sau Contractul colectiv de munca, daca este cazul), raspunzand astfel nevoilor profesionale/personale ale angajatorului/salariatului, dupa caz.
Stabilirea unui program de lucru flexibil, dar clar, pliat pe specificul activitatii, va genera productivitate si ar trebui sa evite nemultumirile salariatilor cu privire la lipsa de protectie/incalcarea dreptului la deconectare al acestora.
Reglementarea unor locuri specifice pentru desfasurarea activitatii de telemunca
Desi un astfel de element (si anume,locul de munca) a fost recent abrogat din Legea privind telemunca ca element-cheie care trebuie reglementat de parti, trebuie acordata o mare atentie locurilor in care se desfasoara activitatea de telemunca, in special in cazul telelucratorilor transfrontalieri.
Un acord-cadru recent [in aplicarea articolului 16 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 883/2004] prevede un sistem prin care un salariat care desfasoara activitati de telemunca transfrontaliera poate ramane supus legislatiei de securitate sociala a statului in care angajatorul isi are sediul social sau locul de desfasurare a activitatii, cu conditia ca telemunca in statul de resedinta al salariatului sa reprezinte mai putin de 50% din timpul de lucru al acestuia (in comparatie cu procentul actual de maximum 25%).
In cazul in care angajatorii stabilesc astfel de situatii de munca transfrontaliera incepand cu 1 iulie 2023, ar trebui realizata cat mai rapid o analiza a sistemului de securitate sociala al salariatilor in cauza, pentru a pune in aplicare modificarile corespunzatoare in cadrul relatiei de munca.
In plus, faptul ca se prevede ca loc de munca doar domiciliul salariatului inseamna ca, in principiu, salariatul ar trebui sa efectueze telemunca doar de la domiciliul sau. Pe de alta parte, reglementarea unui loc de munca mai larg si neidentificat (de exemplu,un oras intreg) este nerecomandata, deoarece pot aparea mai multe riscuri in urma unui astfel de acord al partilor (de exemplu, potentiale probleme de sanatate si siguranta; securitatea datelor etc.).
Mai exact, angajatorul ar trebui sa reglementeze toate locurile specifice in care se va desfasura telemunca, pentru a asigura sanatatea si siguranta la locul de munca si pentru a evita probleme precum furtul de date sau urmarirea locului unde se afla salariatul in timpul programului de lucru.
Reglementarea modalitatilor concrete de efectuare a controlului activitatii salariatului
Pe langa programul de verificare a activitatii telelucratorului, care va fi de asemenea reglementat de parti, nu trebuie omisa nici reglementarea clara a modalitatilor concrete de efectuare a controlului asupra activitatii salariatului.
Poate fi greu de urmarit activitatea reala a salariatului in lipsa prezentei fizice la locul de munca, insa tehnologia moderna vine in ajutor cu o multime de modalitati de a efectua un control eficient asupra activitatii zilnice a salariatului (de exemplu, apeluri telefonice, apeluri Skype, mesaje instantanee, e-mailuri etc.).
Asigurarea unor instrumente-cheie legate de timpul de munca
Din ce in ce mai multe cereri de plata de ore suplimentare sunt formulate de salariati in fata instantelor de judecata, deoarece angajatorii tind sa piarda din vedere programul de lucru al telelucratorilor. Prin urmare, este esential ca partile sa convina asupra unor reglementari clare cu privire la inregistrarea programului de lucru al salariatului, pentru a evita cereri de plata de ore suplimentare si alte prejudicii materiale/morale aferente (de exemplu, pontaj manual sau automat; instrument de evidenta de intrare/iesire de la locul de munca; solicitare prealabila obligatorie a orelor suplimentare etc.).
Utilizarea spatiilor de lucru comune
Deoarece angajatorii sunt obligati prin lege sa ia masuri pentru a evita izolarea telelucratorilor (in afara de cursuri de formare si activitati de team-building), in cazul in care angajatorul are si un sediu unde activitatea este desfasurata de persoane care nu presteaza telemunca, nu este de neglijat nici oportunitatea de a utiliza in mod eficient spatiile de lucru comune pentru telelucratori si de a reduce astfel costurile cu spatiul de birouri, in cazul in care telelucratorii urmeaza sa isi desfasoare activitatea si de la un loc de munca organizat de angajator.
Acest lucru apare in contextul unui interes din ce in ce mai mare pentru munca hibrida, ale carei beneficii principale includ o calitate imbunatatita a vietii, o productivitate si o satisfactie profesionala superioare si, mai ales, un echilibru mai bun intre viata profesionala si cea privata.
Desi nu exista o metoda unica si eficienta pentru a gasi cel mai bun spatiu de birouri care sa se potriveasca nevoilor companiei, un punct de plecare excelent este de a intelege concret ce activitati va supraveghea compania intr-un spatiu de lucru comun.
Stabilirea unor conditii clare pentru asigurarea costurilor legate de telemunca
In ultima vreme, pe piata au fost lansate multe opinii cu privire la o eventuala chirie care trebuie platita salariatului pentru spatiul utilizat in domiciliul/resedinta acestuia din urma si cu privire la costurile utilitatilor.
In timp ce o cerere de plata a chiriei din partea salariatului poate parea ridicola la prima vedere, in cazul in care companiile solicita masuri vizibil inflexibile, cum ar fi delimitarea fixa a postului de lucru, restrictii privind circulatia animalelor de casa, evitarea ingrijirii copiilor, inchirierea acelui spatiu de lucru supra-reglementat ar putea sa nu mai apara ca nerezonabila pana la urma.
De asemenea, dilema mult disputata cu privire la cine este obligat sa suporte costurile serviciilor de internet ramane un subiect de discutie intre specialisti, iar o metoda inteligenta de a evita astfel de dezbateri este, de asemenea, reglementarea conventionala.
Legea permite partilor sa stabileasca conditiile in care angajatorul suporta costurile legate de telemunca. Astfel, prevederea unor clauze diverse care sa includa astfel de costuri (suportate efectiv de catre salariat) in cadrul drepturilor salariale de baza sau chiar in cadrul unui supliment nesemnificativ (pentru angajator) poate evita in viitor pretentii semnificative din partea salariatilor pe aceste teme.
Supravegherea/utilizarea cu atentie a telemuncii din strainatate
Desi, in principiu, telemunca se poate efectua din strainatate, avand in vedere elementul de extraneitate si potentiala aplicare a unei legislatii diferite de cea romaneasca, companiile trebuie sa fie constiente de faptul ca pot aparea anumite implicatii juridice si practice in cazul in care activitatea de telemunca este interpretata ca fiind desfasurata in mod obisnuit in alta tara decat Romania (de exemplu, informarea corespunzatoare a salariatului cu privire la anumite aspecte, cum ar fi perioada de timp in care se intentioneaza ca activitatea sa fie desfasurata din strainatate, principalele reglementari privind ocuparea fortei de munca in conformitate cu legislatia tarii in cauza, obiceiurile locale care ar putea pune in pericol libertatea sau securitatea personala a salariatului; buna functionare a sistemelor de securitate si a aplicatiilor informatice aferente din locatia in cauza; potentialul unei relatii de munca transfrontaliere si aplicabilitatea inerenta a normelor imperative derogatorii).
In concluzie, nu exista o unica formula a succesului in utilizarea de telemunca, deoarece spectrul de activitati si structurile interne ale organizatiilor difera de la o entitate la alta. Cu toate acestea, orientari utile, cum ar fi simplificarea reglementarilor, atingerea unor obiective clare de eficienta a costurilor si a managementului, o flexibilitate crescuta, dar atent ponderata, si, nu in ultimul rand, o utilizare optima a tehnologiei pot transforma conceptul obisnuit de telemunca intr-un concept inovativ de telemunca inteligenta, care ar putea, in cele din urma, sa rastoarne valorile moderne privind munca si sa faca uz de oportunitatile care se deschid pentru organizatii.
Despre Autori:
Mihai consiliaza clienti nationali si internationali din toate industriile, atat pe mandate de consultanta, cat si de litigii in materia Dreptului Muncii si Beneficii ale Salariatilor.
Experienta sa include asistenta cu privire la planurile de restructurare, planurile de pensionare voluntara, beneficiile salariatilor, contractele individuale de munca, transferul salariatilor, contractele colective de munca, negocierile si consultarile colective, detasarea, procedurile de raspundere disciplinara si profesionala, cererile de discriminare si hartuire.
Cu o experienta de peste 17 ani in avocatura de afaceri, Mihai ofera consultanta in procedurile de reorganizarea judiciara si voluntara, procedurile premergatoare insolventei, falimentul si lichidarea, recuperarea de active si/sau negocierile cu debitorii si creditorii.
Managing Associate, Musat & Asociatii
Departamentul de Dreptul Muncii si Beneficii ale Salariatilor
Cu o experienta juridica de peste 10 ani, Dragos acorda asistenta clientilor nationali si internationali in variate mandate de dreptul muncii, incluzand, dar fara a se limita la asistenta si reprezentare in cadrul unor proiecte de concedieri colective de personal, externalizari, redactarea si negocierea contractelor individuale si colective de munca, conflicte colective de munca.
Dragos este si avocat litigant, lucrand indeaproape cu clienti locali si internationali din sectoarele farmaceutic, energetic, imobiliar si retail, tehnologie si servicii de outsourcing, fiind cunoscut pentru solutiile inovative oferite clientilor.
Despre Musat & Asociatii:
Numele Musat & Asociatii este sinonim cu excelenta in practica avocaturii de business din Romania. De peste 33 de ani, Musat & Asociatii acorda servicii de consultanta in toate sectoarele avocaturii de business, incluzand fuziuni & achizitii, privatizari, drept bancar, energie & resurse naturale, concurenta, drept societar, telecomunicatii & IT, dreptul muncii, fiscalitate, piete de capital, drept imobiliar, dreptul mediului, litigii & arbitraje comerciale.
Musat & Asociatii este recunoscuta ca fiind unul dintre pilonii avocaturii de business din Romania, iar publicatiile internationale de specialitate (Chambers & Partners, International Financial Law Review, Legal 500 etc.) recomanda cu regularitate firma ca fiind unul din liderii pietei avocatiale, multi dintre avocatii firmei fiind la randul lor nominalizati de aceste publicatii ca facand parte din elita avocaturii de business din Romania.
- 2023: Musat & Asociatii a fost desemnata pentru al doilea an consecutiv castigatoare a premiului Eastern Europe Firm of the Year in cadrul galei LMG Life Sciences Awards EMEA 2023, care a avut loc pe 13 iulie la Londra. LMG Life Sciences este unul dintre cele mai prestigioase ghiduri juridice care centralizeaza cele mai importante firme de avocatura si avocati care activeaza in domeniul life sciences (biotehnologie, produse farmaceutice, dispozitive medicale, suplimente alimentare, alimente, cosmetice etc.).
- 2022: Musat & Asociatii a fost desemnata castigatoarea premiilor pentru ariile de practica Fuziuni si Achizitii (M&A), Litigii si Farma, acordate in cadrul Galei Romanian Legal Awards, organizate de “Legal Marketing”. Au fost recunoscute performantele echipei noastre de M&A din anul 2021, in continuarea premiilor acordate pentru anii 2020 si 2019, an in care Musat & Asociatii a fost desemnata si Firma anului in avocatura din Romania. De asemenea, in 2022, Musat & Asociatii a castigat premiul „Firma de avocatura a anului in Europa de Est” in cadrul galei organizate in Londra de LMG Life Sciences Awards, unul dintre cele mai prestigioase ghiduri juridice internationale care premiaza firmele de avocatura si avocatii ce se afla in spatele celor mai inovatoare si provocatoare proiecte juridice din EMEA, SUA si Canada, impreuna cu companiile sale surori International Financial Law Review, Benchmark Litigation, Managing IP, Expert Guides si ITR.
- 2020: Musat & Asociatii a castigat premiul „Firma de avocatura a anului in ariile Fuziuni & Achizitii, Achizitii Publice si Farma”, distinctie acordata de publicatia “The Times Legal Innovation” firmelor de avocati din Romania care au obtinut performante deosebite in anul de referinta.
- 2019: Musat & Asociatii a castigat premiul “Firma de avocatura a anului in Romania”, distinctie acordata de “The Times Legal Innovation”, precum si alte premii, acordate pentru ariile de practica Fuziuni si Achizitii, Achizitii Publice si Drept Penal.
- 2018: Musat & Asociatii a castigat premiul pentru cea mai mare tranzactie M&A in domeniul Farma in Romania, pentru asistenta acordata Dr. Max in achizitia grupului A&D Pharma, precum si alte premii, acordate pentru ariile de practica Fuziuni si achizitii/Privatizare, Infrastructura si PPP/Achizitii Publice si Drept Penal.
- 2016: Musat & Asociatii a castigat premiul pentru cea mai mare tranzactie in domeniul energiei pentru asistenta acordata Sterling Resources in procesul de vanzare a operatiunilor din Romania catre Carlyle International Energy Partners, precum si premiul pentru cea mai mare tranzactie din HORECA pentru asistarea Premier Capital in achizitionarea McDonald’s in Romania. Distinctiile au fost oferite de Ziarul Financiar, in cadrul Galei Avocatilor 2016, editia a VII-a.
- 2015: Musat & Asociatii a castigat premiul “Firma de avocatura a anului in Romania”, distinctie acordata anual de reputata publicatie britanica “The Lawyer” firmelor de avocati din Europa care au obtinut performante deosebite in anul de referinta.
- 2013: Musat & Asociatii a fost desemnata „Casa de avocatura a anului in Romania”, de catre International Financial Law Review (IFLR), fiind pentru a doua oara cand Musat & Asociatii isi adjudeca acest valoros premiu, dupa distinctia primita in 2011, cand Romania a fost inclusa pentru prima data in lista tarilor nominalizate pentru premiile IFLR.
- 2012: Musat & Asociatii a castigat premiul Gold Award la categoria „Cea mai buna casa de avocatura din Europa Centrala si de Est”, distinctie acordata de International Legal Alliance Summit & Awards 2012, pentru rezultatele excelente in ceea ce priveste evolutia portofoliului de mandate in practica de fuziuni & achizitii si strategia de management adoptata.
Bucuresti, 21 august 2023
Legislatie si practici de resurse umane 