Intocmirea unui dosar personal pentru fiecare angajat in parte este, daca nu necesara cat OBLIGATORIE, acest lucru rezultand din H.G. 500/2011 (art. 8) H.G. 905/2017 (art. 7 alin. 1 si 2). Daca pana la 01.01.2011 mai era cum era, chiar daca era obligatorie intocmirea dosarului (adica, in multe dosare gaseai doar copie dupa actul de identitate si contractul individual de munca), de la aceasta data angajatorul este de doua ori obligat sa intocmeasca si sa gestioneze un dosar personal pentru fiecare angajat si sa-l prezinte inspectorilor de munca la solicitarea acestora. Asta pentru ca documentele din dosarul personal certifica legalitatea si corectitudinea completarii datelor in REVISAL.
In continuare am sa va prezint documentele ce trebuie sa se regaseasca in fiecare dosar pentru ca acesta sa fie complet:
– in primul rand cererea de angajare inregistrata si aprobata de angajator;
– curriculum vitae;
– informarea prealabila privind postul de munca;
– situatia locurilor de munca vacante, respectiv dispozitia de repartizare (de la AJOFM/ANOFM);
– certificatul medical fisa de aptitudine cu inscriptia „apt pentru angajare” de la medicul de medina muncii;
– copii dupa actele de identitate (certificate „conform cu originalul”);
– copii dupa actele de studii, calificare sau atestate necesare postului respectiv (de asemenea, certificate „conform cu originalul”). Nu va aglomerati dosarul solicitand angajatului documente ce nu sunt strict necesare postului pe care il ocupa;
– declaratie pe propria raspundere privind functia de baza (asta fiind necesara pentru acordarea deducerii personale; angajatul trebuie sa declare acolo unde doreste sa aibe functia de baza la fiecare angajator in parte cu care are incheiat un contract individual de munca);
– declaratie privind persoanele in intretinere, atasand la aceasta copii dupa actele doveditoare pentru acordarea deducerii suplimentare (copii acte, adeverinte privind venitul acestora, daca au sau nu pamant eliberate de institutiile competente);
– adeverinta eliberata de angajatorul precedent cu veniturile salariale pentru calculul concediiilor medicale;
– copie dupa carnetul de munca si/sau adeverinte privind vechimea in munca, acolo unde exista cazul acordarii sporului de vechime;
– cazierul judiciar sau declaratie pe proprie raspundere ca angajatul nu are antecedente penale;
– declaratie ca angajatul a luat la cunostinte de prevederile Regulamentului Intern, a O.U.G. 96/2003 privind protectia maternitatii la locul de munca, respectiv a Contractului Colectiv de Munca aplicabil (acolo unde acesta exista);
– contractul individual de munca (cu dovada primirii unui exemplar de catre angajat);
– fisa postului, anexa la contractul individual de munca;
– actele aditionale referitoare la executarea, modificarea unor elemente din contractul individual de munca: schimbare functie, salariu de baza, durata muncii etc. (de asemenea cu dovada primirii unui exemplar de catre angajat);
– alte decizii emise (decizii de numire pe functii superioare, decizii de incetare, decizii de suspendare a contractului individual de munca, decizii de sanctionare, decizii privind modificarea salariului minim brut pe economie garantat in plata etc.);
– nota de lichidare in cazul incetarii contractului individual de munca;
– adeverinta de vechime;
– fisa de evaluare a performantelor profesionale;
– documente privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;
– plangeri sau alte cereri din partea angajatului.
Pe langa acestea, mai este necesar:
– intocmirea fisei de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;
– intocmirea fisei PSI;
– declaratia de traseu a angajatului de la si la locul de munca.
Dosarul personal al angajatului reprezinta o obligatie a angajatorului, dar este si un instrument eficient in gestionarea personalului. Astfel:
– ne ajuta la planificarea resurselor umane;
– ne ajuta la realizarea unor baze de date cu profilul angajatilor;
– sunt utile pentru realizarea diferitelor statistici si rapoarte necesare in departamentul de resurse umane.
Si, inca ceva, destul de important:
Persoanele care au acces la dosarele de personal ale angajatilor au obligatia de a pastra confidentialitatea datelor.
Legislatie si practici de resurse umane 